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abhijit bossotto

personal thoughts in an impersonal world

Regeln für den sicheren Umgang mit E-Mails

Seit einiger Zeit sind öfters Mails mit unliebsamen Anhängen unterwegs. Kein Wunder, denn nach wie vor im Zeitalter von „Whatsapp“ und Co. ist die E-Mail immer noch eines der beliebtesten Kommunikationsmittel. Ein sorgfältiger und kritischer Umgang sorgt für eine erhöhte Sicherheit.

Regel Nr. 1: Vertraue keinem Unbekannten!

Wer eine Mail von einem ihm unbekannten Absender bekommt, sollte diese immer skeptisch betrachten. Eine gesunde Portion Misstrauen hilft hier bereits mehr als ein Antivirenprogramm.

Regel Nr. 2: Nicht! Anklicken!

Mails eignen sich hervorragend, um Dateien zu verschicken. Leider aber auch, um Schadsoftware zu versenden. Deshalb gilt: Dokumente und Programme, die einem von Unbekannten geschickt werden, sollten keinesfalls geöffnet oder ausgeführt werden.

Vielfach sind Programme als komprimierte Dateien getarnt, die zuerst auf dem Computer entpackt werden müssen.

Das gleiche gilt übrigens auch für Links: Schnell hat man einen Link in einer Mail angeklickt und landet dann auf einer dubiosen Seite.

Regel Nr. 3: Auf den Dateinamen achten!

Ganz besondere Vorsicht ist bei angehängten Dateien geboten, welche zwei Endungen haben (z. B. plan.pdf.exe). Solche Anhänge sollten direkt gelöscht werden. Will man sie jedoch trotzdem betrachten, empfiehlt sich der vorgängige Einsatz eines aktuellen Antivirenprogrammes, um die Dateien zu prüfen. Vielfach haben solche Dateien ein Icon, welches eine andere Datei vorgaukelt (z. B. eine Bilddatei). Um solche Dateien besser erkennen zu können, kann man im Explorer in der Rubrik Extras / Ordneroptionen / Ansicht die Option „Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden“ deaktivieren.

Regel Nr. 4: Auf den Absender achten!

Oftmals weiss der Absender gar nicht, dass er eine Mail verschickt hat. Gerade bei Viren, die sich des Adressbuches bemächtigen und reihenweise Mails verschicken, kann dies zu bösen Überraschungen führen. Deshalb sollte man im Zweifelsfall telefonisch beim Absender nachfragen. Dieser ist unter Umständen für einen Hinweis auf ein eventuelles Virenproblem dankbar.

Übrigens, kein seriöser Geschäftspartner, keine seriöse Bank verlangt Passwörter oder Zugangsdaten per Mail!

Regel Nr. 5: Regelmässige Updates!

Alle grossen Softwarehersteller bringen in regelmässigen Abständen Aktualisierungen für ihre Programme heraus. Damit reagieren sie auf neue schädliche Bedrohungen. Diese sollten immer installiert werden.

Auch für Antivirenprogramme gibt es regelmässige Aktualisierungen, welche die neuesten Bedrohungen erkennen können.

Regel Nr. 6: Vorsichtiger Umgang mit der Mail-Adresse!

Mail-Adressen sind heutzutage ein wertvolles Gut. Sie können zur Anmeldung/Erkennung bei Diensten verwendet werden und vielfach läuft die Korrespondenz mit Behörden nur noch via Mail ab. Deshalb ist ein sorgsamer Umgang mit seiner Mail-Adresse wichtig.

Die private Mail-Adresse sollte man nur an so wenige Personen wie notwendig weitergeben und ausschliesslich für wichtige Korrespondenz verwenden.

Für die Anmeldung bei Newslettern, Webforen oder Gewinnspielen sollte man eine zweite Mail-Adresse verwenden. Wird diese zweite Adresse dann mit unerwünschter Werbung (SPAM) zugemüllt kann man sie einfach löschen.

Unerwünschte Werbemails sollten direkt gelöscht und keinesfalls beantwortet werden. Werden sie beantwortet weiss der Absender, dass die Adresse noch gültig ist und damit steigt der Wert der Adresse für Adressdaten-Händler.

Wer seinen gesunden Menschenverstand walten lässt, kann bereits viel (digitalen) Schaden vermeiden!

Dieser Artikel erscheint in der kommenden Ausgabe der Mitarbeiterzeitung der
Lauber IWISA AG, dem «Hydranten». Der «Hydrant» erschien zwischen 2013 – 2015 redaktionell und gestalterisch unter meiner Verantwortung.

Arbeiten mit OS X Mail

Im Büro und privat arbeite ich vorwiegend mit «OS X» und den entsprechenden Programmen. Da wir im Büro auf eine «Exchange»-Infrastruktur setzen war eigentlich für mich «Microsoft Outlook» immer als das Mailprogramm gesetzt. Auch auf dem Mac.

Ehrlich, ich mag «Outlook», allerdings nur in der «Windows»-Variante. Die «OS X»-Variante ist (23. Mai 2014) doch recht bescheiden und eher eine Qual denn eine Freude in der Benutzung…

Weil «OS X» seit «Snow Leopard» nun auch nativ mit «Exchange»-Accounts umgehen kann, habe ich mich entschieden, nur noch auf die Lösung «OS X Mail», «Kalender» und «Kontakte» zu setzen und diese ausführlich zu testen. Da ich privat nur diese Kombination nutze, ist sie mir nicht ganz unbekannt.

«OS X Mail» erscheint einem – im Vergleich zu «Outlook» geradezu spartanisch und unvollständig. Wie so oft sind die meisten Feinheiten eher «unter der Haube» zu finden und überfrachten das angenehm schlichte Layout nicht so wie beim Konkurrenten aus Redmond. Fairerweise muss man aber festhalten, dass «Outlook» nicht nur für die Kommunikation verwendet wird, sondern eben auch für die Terminverwaltung, die Kontakte, etc.

In diesem Artikel möchte ich nun die Techniken und Tools vorstellen, die ich sowohl beruflich als auch privat im Zusammenhang mit «OS X Mail» verwende. Diesen Beitrag werde ich künftig immer wieder aktualisieren, sollten mir neue Möglichkeiten begegnen.

Einstellungen / Darstellung

Ich verwende Mail in einer dreispaltigen Ansicht: Links die Ordner, in der Mitte die ganzen Mails in einer Übersicht und rechts die jeweilige Mail im Detail. Ich bin diese Ansicht vom «iPad» gewohnt und finde sie sehr praktisch. So behalte ich jederzeit den Überblick. Mail läuft bei mir rund um die Uhr. Ich entscheide jedoch selber, wenn ich meine Mails lesen möchte. Je nachdem, was ich erledige, lese ich Mails direkt oder erst einige Stunden später.

Überblick OS X Mail

Überblick OS X Mail

Intelligente Postfächer

«Intelligente Postfächer» sind eine feine Sache: Mit Hilfe von selbst definierten Regeln kann ich genau definieren, welche Mails in welches dieser Postfächer landet. Da diese Postfächer nur «virtuell» sind, werden Mails nicht wirklich verschoben, sondern nur einheitlich angezeigt. Im Büro verwende ich, da ich mehrere Konten abfrage, vier solcher Ordner:

  1. «Unread» – Für alle ungelesenen Nachrichten
  2. «Need Reply» – Für Mails, die ich ganz sicher beantworten muss
  3. «For My Interest» – Bezeichnet Mails, die ich zur Info erhalte
  4. «Current Projects» – Aktuelle Projekte, die ich verfolge & manage
Intelligente Postfächer

Intelligente Postfächer

Punkt 2 & 3 habe ich mit sogenannten «Flags» (oder auch «Etiketten») gelöst: Blau steht für Mails, die ich beantworten muss. Gelb steht für Mails, die ich aus Interesse nicht aus den Augen lassen will. Die «Flags» vergebe ich mittels «Shortcuts»: «alt» + «cmd» + «b» für «Blau» bzw. «g» für «Gelb». Diese kann man ganz einfach in den «Systemeinstellungen» von «OS X» für das jeweilige Programm vergeben.

Punkt 4 habe ich mittels eines zusätzlichen Programmes gelöst: Mit «MailTags» der Firma «indev» (http://abi.mx/mailtags, $ 29.95) habe ich verschiedene Projekte angelegt, denen ich mittels «Shortcut» Mails zuordnen kann. Diese Nachrichten werden dann ebenfalls mit Hilfe eines virtuellen Postfaches erfasst und mir im Überblick angezeigt. Diesen Punkt werde ich in Zukunft wohl noch ein wenig genauer definieren. Gegenwärtig «werfe» ich alle Projektmails in das gleiche Postfach.

MailTags

MailTags

Mit der Installation von «MailTags» wird die Seitenleiste von «OS X Mail» um einige Punkte erweitert: «Tickle Dates», «Projects», «Keywords» erscheinen neu (und tun eigentlich auch das, was man mit «Intelligenten Postfächern» tun kann.

Mailhub – Mails in Postfächer verschieben

Gerade wenn man viele Mails hat, die im Posteingang «herumlungern» kann ein Blick in dieses ganz schön frustrierend sein. Deshalb habe ich es mir zur Angewohnheit gemacht, Mails, die ich beantwortet, erledigt oder einfach nur gelesen habe, in das jeweilige Postfach zu verschieben. Dies könnte man mit Hilfe von Regeln machen. Nur greifen diese erst dann, wenn ich der Mail ein Attribut zugeordnet habe. Ansonsten würden sie direkt in den jeweiligen Ordner gelegt und ich hätte vermutlich den Überblick nicht mehr. Hier kommt nun die kleine Erweiterung «Mailhub» der Firma «dervish Software» (http://abi.mx/mailhub, $ 19.00) ins Spiel: Diese indexiert meine zahlreichen Postfächer und mit einem Klick kann ich dann Mails in das jeweilige Postfach verschieben. Dies gelingt ganz gut und ermöglicht es mir, meinen Posteingang in effizienter Zeit zu leeren.

Regeln

Fast «unkündbare» Newsletter (aka «SPAM») lasse ich mittels Regeln im Ordner «Werbung» verschwinden. In der Firma setzen wir eine ziemlich fähige «Antispam»-Lösung ein, die mir ein fast «SPAM»-freies Leben garantiert.

Inputs gesucht!

Wer selber ebenfalls – beruflich oder privat – «OS X Mail» einsetzt und interessante Tipps bzw. nützliche Software kennt, kann diese in den Kommentaren posten.