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abhijit bossotto

personal thoughts in an impersonal world

Arbeiten mit OS X Mail

Im Büro und privat arbeite ich vorwiegend mit «OS X» und den entsprechenden Programmen. Da wir im Büro auf eine «Exchange»-Infrastruktur setzen war eigentlich für mich «Microsoft Outlook» immer als das Mailprogramm gesetzt. Auch auf dem Mac.

Ehrlich, ich mag «Outlook», allerdings nur in der «Windows»-Variante. Die «OS X»-Variante ist (23. Mai 2014) doch recht bescheiden und eher eine Qual denn eine Freude in der Benutzung…

Weil «OS X» seit «Snow Leopard» nun auch nativ mit «Exchange»-Accounts umgehen kann, habe ich mich entschieden, nur noch auf die Lösung «OS X Mail», «Kalender» und «Kontakte» zu setzen und diese ausführlich zu testen. Da ich privat nur diese Kombination nutze, ist sie mir nicht ganz unbekannt.

«OS X Mail» erscheint einem – im Vergleich zu «Outlook» geradezu spartanisch und unvollständig. Wie so oft sind die meisten Feinheiten eher «unter der Haube» zu finden und überfrachten das angenehm schlichte Layout nicht so wie beim Konkurrenten aus Redmond. Fairerweise muss man aber festhalten, dass «Outlook» nicht nur für die Kommunikation verwendet wird, sondern eben auch für die Terminverwaltung, die Kontakte, etc.

In diesem Artikel möchte ich nun die Techniken und Tools vorstellen, die ich sowohl beruflich als auch privat im Zusammenhang mit «OS X Mail» verwende. Diesen Beitrag werde ich künftig immer wieder aktualisieren, sollten mir neue Möglichkeiten begegnen.

Einstellungen / Darstellung

Ich verwende Mail in einer dreispaltigen Ansicht: Links die Ordner, in der Mitte die ganzen Mails in einer Übersicht und rechts die jeweilige Mail im Detail. Ich bin diese Ansicht vom «iPad» gewohnt und finde sie sehr praktisch. So behalte ich jederzeit den Überblick. Mail läuft bei mir rund um die Uhr. Ich entscheide jedoch selber, wenn ich meine Mails lesen möchte. Je nachdem, was ich erledige, lese ich Mails direkt oder erst einige Stunden später.

Überblick OS X Mail

Überblick OS X Mail

Intelligente Postfächer

«Intelligente Postfächer» sind eine feine Sache: Mit Hilfe von selbst definierten Regeln kann ich genau definieren, welche Mails in welches dieser Postfächer landet. Da diese Postfächer nur «virtuell» sind, werden Mails nicht wirklich verschoben, sondern nur einheitlich angezeigt. Im Büro verwende ich, da ich mehrere Konten abfrage, vier solcher Ordner:

  1. «Unread» – Für alle ungelesenen Nachrichten
  2. «Need Reply» – Für Mails, die ich ganz sicher beantworten muss
  3. «For My Interest» – Bezeichnet Mails, die ich zur Info erhalte
  4. «Current Projects» – Aktuelle Projekte, die ich verfolge & manage
Intelligente Postfächer

Intelligente Postfächer

Punkt 2 & 3 habe ich mit sogenannten «Flags» (oder auch «Etiketten») gelöst: Blau steht für Mails, die ich beantworten muss. Gelb steht für Mails, die ich aus Interesse nicht aus den Augen lassen will. Die «Flags» vergebe ich mittels «Shortcuts»: «alt» + «cmd» + «b» für «Blau» bzw. «g» für «Gelb». Diese kann man ganz einfach in den «Systemeinstellungen» von «OS X» für das jeweilige Programm vergeben.

Punkt 4 habe ich mittels eines zusätzlichen Programmes gelöst: Mit «MailTags» der Firma «indev» (http://abi.mx/mailtags, $ 29.95) habe ich verschiedene Projekte angelegt, denen ich mittels «Shortcut» Mails zuordnen kann. Diese Nachrichten werden dann ebenfalls mit Hilfe eines virtuellen Postfaches erfasst und mir im Überblick angezeigt. Diesen Punkt werde ich in Zukunft wohl noch ein wenig genauer definieren. Gegenwärtig «werfe» ich alle Projektmails in das gleiche Postfach.

MailTags

MailTags

Mit der Installation von «MailTags» wird die Seitenleiste von «OS X Mail» um einige Punkte erweitert: «Tickle Dates», «Projects», «Keywords» erscheinen neu (und tun eigentlich auch das, was man mit «Intelligenten Postfächern» tun kann.

Mailhub – Mails in Postfächer verschieben

Gerade wenn man viele Mails hat, die im Posteingang «herumlungern» kann ein Blick in dieses ganz schön frustrierend sein. Deshalb habe ich es mir zur Angewohnheit gemacht, Mails, die ich beantwortet, erledigt oder einfach nur gelesen habe, in das jeweilige Postfach zu verschieben. Dies könnte man mit Hilfe von Regeln machen. Nur greifen diese erst dann, wenn ich der Mail ein Attribut zugeordnet habe. Ansonsten würden sie direkt in den jeweiligen Ordner gelegt und ich hätte vermutlich den Überblick nicht mehr. Hier kommt nun die kleine Erweiterung «Mailhub» der Firma «dervish Software» (http://abi.mx/mailhub, $ 19.00) ins Spiel: Diese indexiert meine zahlreichen Postfächer und mit einem Klick kann ich dann Mails in das jeweilige Postfach verschieben. Dies gelingt ganz gut und ermöglicht es mir, meinen Posteingang in effizienter Zeit zu leeren.

Regeln

Fast «unkündbare» Newsletter (aka «SPAM») lasse ich mittels Regeln im Ordner «Werbung» verschwinden. In der Firma setzen wir eine ziemlich fähige «Antispam»-Lösung ein, die mir ein fast «SPAM»-freies Leben garantiert.

Inputs gesucht!

Wer selber ebenfalls – beruflich oder privat – «OS X Mail» einsetzt und interessante Tipps bzw. nützliche Software kennt, kann diese in den Kommentaren posten.

Android. Ein neuer Versuch.

Zugegeben: In meiner Umgebung und in der Unternehmung gelte ich als «Apple»-Evangelist. Seit Jahren arbeite ich – privat und beruflich – auf Geräten der Firma mit dem angebissenen Apfel, habe unzählige iPods und fast alle Generationen des legendären Telefons durchgemacht. Für mich war jedoch immer klar, dass es auch noch andere Betriebssysteme gibt die man nicht vernachlässigen durfte…

Vor einigen Jahren habe ich einen ersten zaghaften Versuch unternommen, mich mit «Android» anzufreunden. Es blieb bei einem einmaligen kurzen Intermezzo. Inzwischen hat sich die Welt um «Android» entwickelt und so wagte ich im März einen neuen Versuch und schaffte ein «Nexus 7» an.

Seit August 2013 bin ich nun Besitzer eines entsprechenden Telefons ausgerüstet mit «Android». Es handelt sich dabei um ein Smartphone aus dem Hause «HTC»: Das «HTC One». Wer sich für die Spezifikationen interessiert, der sei auf diese Seite und für einen Test auf diese Seite verwiesen.

Bin ich nun «Überläufer»?

Nein!. «Apple» bietet ein grossartiges Gesamtkonzept und dessen Philosophie kann man lieben oder hassen. Wer sich darauf einlässt, bekommt ein «sauberes» Ökosystem inklusive Endgeräte und zahlreicher Möglichkeiten. Sowohl «App Store» als auch der schier unübersichtliche Zubehörmarkt erlauben es fast alle Wünsche zu realisieren. Zumindest sofern diese mit den Regeln im «Apple»-Universum übereinstimmen.

Natürlich besitze ich noch ein «iPad» welches ich zum Spielen benutze und werde auch weiterhin mit einem «Macbook Pro» arbeiten. Das Betriebssystem «OS X» ist zum Glück nicht ganz so rigide abgesichert wie «iOS». Noch nicht…?

Warum nun also «Android»? Es gibt Dinge, die mit «Android» einfacher möglich sind: z. B. die Benutzung ohne eine grosse aufgeblähte Software à la «iTunes» oder auch das Verwenden verschiedener Profile (entweder zeit- oder ortsgesteuert) und – was ich persönlich ideal empfinde – man kann den gesamten Datenverkehr verschlüsseln und entsprechende alternative Software verwenden. «Android» erlaubt es auch, alternative Standard-Programme zu verwenden. Etwas, was bei «iOS» nicht möglich ist – vorerst zumindest.

Unter «Android» ist es auch möglich, eine alternative Software («Custom Rom») aufzuspielen. Mit Hilfe dessen man das Mobiltelefon stärker an seine Bedürfnisse anpassen kann. Da ich mit der Standardsoftware («Stock Rom») zufrieden bin, habe ich es lediglich «gerootet». Das bedeutet, dass ich auch Applikationen ausführen kann, die «Root»-Rechte benötigen (z. B. um komplette Sicherungen zu erstellen oder den Takt des Prozessors zu modifizieren). Insgesamt kann man – wenn man weiss was man tut – sehr viel mit seinem Gerät realisieren.

«Android» hat für mich allerdings zwei Nachteile:

Erstens müssen alle Applikationen, die für «iOS» erworben wurden, neu gekauft werden. Es gibt nur einige wenige personalisierte Programme die plattformübergreifend verwendet werden können. Je nach Grösse des vorhandenen Bestandes muss ziemlich viel Geld in die Hand genommen werden um alle Applikationen zu ersetzen.

Zweitens ist die Ergonomie, die bei «Apple» hochgelobt wird – und wohl mit «iOS 7» den Bach runtergehen wird – noch in den Kinderschuhen. Viele Anwendungen haben nicht die gleichen Bedienkonzepte und so ist in der ersten Zeit eine ziemliche Verwirrung an der Tagesordnung.

Insgesamt gesehen ist «Android» seit meinem ersten Versuch erwachsen geworden. Die Bedienung macht Spass und lässt sich mit entsprechenden Tools noch verfeinern.

In unregelmässigen Abständen werde ich künftig über meine Nutzung und interessante «Android»-Applikationen berichten.

«CoverSutra»-Drama

Gestern schrieb ich einen kurzen Eintrag über den neuen «App»-Store von Apple und den daraus resultierenden Problemen (für Bestandeskunden). Als Beispiel brachte ich die Software «CoverSutra» von «sophiestication software». Ihre Erklärung, warum sie die neue Version ausschliesslich über den App-Store verkaufen will. Offenbar ein wenig über die – teils doch recht harsche – Kritik erstaunt, hat sie eine neue Erklärung veröffentlicht. Und wenn man denkt es geht nicht schlimmer… Aber bitte…

Ich selber benutze von Sophia die «Apps» «Articles», «Groceries» sowie eben auch «CoverSutra», bin also ebenfalls davon «betroffen».

Das ganze Ding hat wie fast alles im Leben natürlich zwei Seiten: Die Entwicklerin, die nicht kostenlos arbeiten will (und auch nicht muss!) und auf der anderen Seite  der Kunde, dem eine Leistung versprochen wurde (und der sich nun – ob zurecht oder zu unrecht – ein wenig ver*rscht vorkommt…).

Ausgangssituation: Wir erinnern uns: Apple hat den «MAS» («Mac App Store») ins Leben gerufen, über welchen nun alle Entwickler ihre Software anbieten können – gegen einen saftigen Obolus an die Apfelfirma aus Cupertino (und dieser ist offenbar von Land zu Land sogar noch unterschiedlich gross…).

Sophia Teutschler hat sich nun entschieden, ihre «CoverSutra»-«App» auf die Version 2.5 zu hieven und in den «MAS» zu stellen. Soweit noch alles klar? Okay.

Und wie in meinem vorherigen Blog-Eintrag erwähnt, fängt genau hier das Problem an: Bestandeskunden haben nämlich bereits für ihre Version bezahlt und haben ein «Anrecht» auf kostenlose 2.x-Veröffentlichungen. Diese will Sophia nicht anbieten – zumindest nicht auf dem herkömmlichen Weg. Sie begründet das u. a. damit:

«It‘s true that I could have made version 2.5 available through the legacy Sparkle updater. But maintaining two builds, one for the App Store and one with the serial number checks, was too time consuming for me. Precious time better spend on the actual update and my other apps.»

Inzwischen «bekämpfen» sich, auch auf Twitter, die «Fans» von Sophia und ihre Kritiker. Dabei wird stets das Argument hervorgebracht, dass 5 Euro ja nicht die Welt wären und man es auch dümmer hätte ausgeben können (z. B. für «Starbucks Coffee») oder der dergleichen. Klar, 5 Euro bedeuten nicht die Welt. Aber darum geht es nicht. Es geht um Vertrauen. Und wenn man nun Kritiker als «Hater» oder «Assh*les», etc. bezeichnet (das hat Sophia nicht getan, aber ihre «Verteidiger»!), so macht das eine Diskussion tatsächlich ein wenig schwierig.

Es braucht Jahre, um sich einen guten Ruf zu erarbeiten – aber manchmal nur einen Blogpost um diesen zu vernichten. Und ich denke, Sophia ist auf dem besten Wege dazu. Leider!

Ich weiss nicht, wie viele Angestellte «sophiestication software» zur Zeit beschäftigt aber eine «PR»-Abteilung (und ggf. eine Rechtsabteilung) wären das nächste auf meiner «ToDo»-Liste, wenn ich Sophia wäre…
Ich liebe ihre Software und ich finde es natürlich cool, wenn es noch «Indie»-Entwickler gibt. Nicht zuletzt deshalb hoffe ich, sie schafft es noch, das «Drama» abzuwenden, bisherige Kunden zufriedenzustellen und ihren Weg zu gehen. Alles andere wäre tragisch und würde sich im «Globalen Dorf» viel zu schnell herumsprechen…

(Ich merke langsam, dass es schon einen Grund hat, warum Wirtschaftsinformatiker auch einen Kurs «Kommunikation» besuchen mussten…)
Auch auf «macmacken» wird immer noch fleissig über ihr Verhalten diskutiert… Ein Besuch ist die Seite (auch ohne dieses Thema) immer wert.